会社設立後の登記・印鑑・契約の記事一覧｜296会社

登記事項証明書や印鑑証明書そのものに法律上の有効期限はなく、どれだけ新しいものが必要かは提出先が決めます。銀行や役所、取引先は「発行後3か月以内」などと指定することが多く、法務局自身も印鑑カードをなくしたときの手続などでは作成後3か月以内の印鑑証明書を求めています。6か月以内とする窓口もあります。期限切れで取り直しにならないよう、提出先ごとの指定を先に確かめ、近い時期に使う分だけまとめて取るのが効率的です。

実質的支配者リストは、会社の議決権の50%超（該当者がいなければ25%超）を持つ個人などを法務局の登記官が確認して保管し、その写しを交付する制度です。2022年1月31日に始まり、株式会社（特例有限会社を含む）が無料で利用でき、合同会社などの持分会社は対象外です。本店を管轄する法務局へ申し出ると認証文付きの写しがもらえ、銀行口座の開設などで実質的支配者を示す資料として使えます。義務ではありませんが、口座開設の準備にあわせて申し出ておくと便利です。

実印・銀行印・角印は分けて作るのが安全です。実印は法務局に届け出て契約や登記に、銀行印は口座の取引に、角印は請求書や見積書に使い分けると、1本をなくしたり押印を人に任せたりしても被害を抑えられます。なお、2021年2月15日からはオンラインで登記を申請する場合に印鑑の提出が任意になりましたが、届け出ていなければ会社の印鑑証明書は取れません。融資や不動産の契約で印鑑証明書を求められることを考え、実印は届け出ておくのが無難です。

事業目的を追加するには、株主総会の特別決議で定款を変更し、2週間以内に本店所在地の法務局へ目的変更の登記を申請します。登録免許税は3万円で、株主総会議事録と株主リストを添付します。期限内の登記を怠ると、代表取締役が100万円以下の過料に処される可能性があります。許認可を取る予定がある場合は、所管の窓口が求める文言と合っているかを先に確認しておくと、何度も変更せずに済みます。法務局のサイトに申請書の様式と記載例があり、自分で申請することもできます。

株式会社は、定時株主総会の後に貸借対照表を公告することが会社法で義務づけられており、小さな会社でも必要です。公告の方法は定款で定めた官報・日刊新聞紙・電子公告のいずれかですが、官報などを公告方法とする会社でも、決算公告だけを自社のホームページに載せられます（その場合はURLの登記が必要）。電子公告による決算公告は全文の掲載が必要ですが、調査機関の調査は要りません。合同会社には決算公告の義務はありません。怠ると過料の対象になり得ます。

名刺やホームページ、会社のメールアドレスは、登記が終わり社名と本店住所が確定した直後に作るのが効率的です。会社らしさを示すco.jpドメインは、日本国内に住所がある企業などの組織だけが原則1組織1つ登録できるため、同じ名前を先に取られないよう早めに確保すると安心です。設立前でも、仮登録から6か月以内に設立して本登録する条件で仮登録できます。ホームページは口座開設や取引先登録で事業内容を説明する材料にもなるので、最低限の会社概要ページを用意しておきましょう。

社名を商号として登記しても商標権は生まれないため、社名やサービス名を商品・サービスの名前として守りたいなら、特許庁への商標登録が別に必要です。商号の登記は同じ住所での同じ商号を防ぐだけで、他社が先に同じ名前を商標登録すると、使用をやめるよう求められるおそれがあります。特許庁の料金は、出願料が3,400円＋区分数×8,600円、登録料が区分数×32,900円です。まず特許情報プラットフォーム（J-PlatPat）で同じ名前が登録されていないか調べ、使う区分を絞りましょう。

新しい取引先からは、取引先登録票や会社概要とともに、登記事項証明書、振込先の口座情報、インボイスの登録番号、反社会的勢力ではないことの表明確約書などを求められることがよくあります。登記事項証明書は「発行後3か月以内」と指定されることが多いため、数通まとめて取っておくと便利です。インボイスの登録番号は国税庁の公表サイトで取引先が確認できるので、登録した場合は番号を書類に正確に記載します。必要な書類は会社ごとに違うため、依頼を受けたら提出期限と様式を早めに確かめましょう。

補助金や社会保険の電子申請を使う予定があるなら、GビズIDプライムは設立後早めに取っておくべきです。GビズIDは1つのIDで補助金の申請や社会保険・労働保険・雇用保険などの行政手続にログインできる共通の認証の仕組みで、補助金の電子申請では取得が前提になることが多くあります。マイナンバーカードを使うオンライン申請なら最短即日、印鑑証明書を添えて郵送する申請は原則2週間かかります。公募が始まってからでは締切に間に合わないことがあるので、スマートフォンを用意して先に取得しましょう。